Surat pengunduran diri yang profesional dan memenuhi standar HRD harus disampaikan secara singkat, jelas, serta tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Berikut adalah dua contoh format surat resign yang umum digunakan.
Format Standar dan Formal
[Kota, Tanggal Surat] Kepada Yth. [Nama Atasan / Head of HRD] [Jabatan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini Nama [Nama Lengkap Anda] Jabatan [Jabatan/Posisi Saat Ini] Departemen [Nama Departemen/Divisi] Menyampaikan permohonan pengunduran diri dari jabatan [Nama Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari terakhir saya bekerja di perusahaan ini adalah [Tanggal Hari Terakhir Bekerja], sesuai dengan ketentuan one month notice yang berlaku. Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan, bimbingan, dan pengalaman berharga yang saya dapatkan selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya juga memohon maaf atas segala kesalahan atau kekurangan selama saya menjalankan tugas. Sebelum hari terakhir saya, saya berkomitmen untuk menyelesaikan tanggung jawab yang masih berjalan serta membantu proses transisi pekerjaan kepada rekan tim yang ditunjuk agar operasional tetap berjalan lancar. Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan penuh kesadaran dan tanpa paksaan dari pihak mana pun. Semoga [Nama Perusahaan] terus berkembang dan sukses di masa depan. Hormat saya, [Tanda Tangan] [Nama Lengkap Anda] |
Format Ringkas
[Kota, Tanggal Surat] Kepada Yth. [Nama Atasan / Head of HRD] [Nama Perusahaan] Saya menulis surat ini untuk memberitahukan keputusan saya mengundurkan diri dari posisi [Nama Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Tanggal efektif pengunduran diri saya adalah [Tanggal Hari Terakhir Bekerja]. Terima kasih atas ilmu, pengalaman, dan kesempatan yang telah berikan kepada saya selama menjadi bagian dari perusahaan ini. Saya sangat mengapresiasi dukungan dari seluruh tim dan manajemen. Selama masa transisi ini, saya siap membantu pengalihan tugas dan dokumen kerja kepada staf lain agar proses berjalan lancar. Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Tanda Tangan] [Nama Lengkap Anda] |
Poin Penting Pengiriman Surat Resign
- Pemberitahuan Awal. Serahkan surat sesuai dengan aturan notice period di kontrak kerja (umumnya 30 hari sebelum tanggal efektif).
- Komunikasi Lisan. Bicarakan keputusan resign secara langsung dengan atasan sebelum menyerahkan berkas tertulis ke HRD.
- Gaya Bahasa Neutral. Fokus pada ucapan terima kasih dan rencana transisi, hindari memasukkan keluhan atau kritik pribadi di dalam surat resmi.